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      重慶檔案數字化加工
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      檔案數字化加工——檔案封存保管淺析!

      2020-12-09

        一、為什么要進行檔案原件封存

        檔案封存是在基于檔案已經實現復制或數字化處理,對外提供利用檔案復制件的情況下而對檔案原件進行的一種特殊保護措施。

        目前各級各類檔案館正在加快對檔案原件的數字化處理,以加強對檔案原件的保護。隨著對檔案數字化范圍的日漸擴大,加之地震、水災、火災、高溫高濕天氣的變化等自然災害的不斷出現,庫房中的檔案原件又該如何實現有效的管理和保護,在災害來臨之前或之后又采取怎樣的預防和搶救措施,因此對檔案原件的封存就提上議事議程,已經成為檔案部門檔案亟待思考和實踐的問題,而且要“盡量”“盡快”。

        二、如何進行檔案原件封存

        在封存檔案的方式方法上可采用多節柜、紙箱、帆布袋或塑料袋等,需根據實際情況進行。

        1.檔案多節柜密封保存

        檔案多節柜是有利于檔案安全的裝具,一般每套分五節,可單獨存放,也可按五節疊加存放。因此,對于正在計劃安裝、更新檔案裝具的檔案館當密集架式檔案多節柜,目前有的檔案館已在使用。

        對于現使用密集架存放檔案的檔案館,如果全部換成檔案多節柜進行存放,需求資金大,也造成龐大的裝具資源浪費,可定做與密集架隔斷相匹配的多節柜,繼續使用密集架。

        2.紙箱密封保存

        用無酸、阻燃的紙箱密封檔案。但搬運時需使用打包帶。

        3.帆布袋、塑料袋密封保存

        在館庫相對穩固、恒溫恒濕的前提下,可用塑料袋密封檔案。根據檔案情況,定制適宜尺寸的加厚透明塑料袋,密封后繼續擺放在密集架上即可。帆布袋亦可用于封存檔案,但主要側重于裝載檔案,在緊急情況下,運輸封存于紙箱或塑料袋中的檔案。

        4.長遠考慮

        無論以何種方式對檔案原件進行封存,都要視目前檔案裝具狀況,考慮便于檔案日常管理、便于搬運等具體情況。

      檔案數字化加工

        三、檔案原件封存保管的作用

        1.便于檔案原件保護。

        在對檔案原件實行縮微、復印、數字化掃描等情況下,對檔案原件進行密封保存,可以起到防盜、防塵、防潮、防鼠的特殊保護作用,減少了檔案原件利用時頻繁翻閱及復印、掃描等熱、光原因造成的損害,既方便利用者的查閱,又有效延長紙質檔案原件的壽命。

        2.便于檔案原件管理。

        檔案庫房管理制度要求定期對檔案進行清點檢查,以青島市檔案館庫房為例,根據制度要求,每兩年要進行一次各方面清點檢查,清點要求對照紙質目錄、電子目錄、檔案實體進行核對,并檢查檔案實體的狀況。

        對于存量約為20萬卷/件的檔案,管理人員在承擔著檔案管理、提供利用等日常工作的情況下,交替進行檔案的清點、記錄、總結,等到清點報告完成,時間約要半年。如采用封存保管,嚴格按照封存流程進行操作,就可不用逐卷清點,非完全密封、透明包裝袋,也便于抽查檔案實體溫度、蟲霉等特殊情況。因此,對檔案進行封存保管,將大大減少庫房管理的工作量。

        進行封存的檔案有兩種,以卷皮整理的檔案和存放于檔案盒中保管的檔案。以上情況基本是針對以卷皮整理的檔案。根據實際情況,檔案盒是比較專業的檔案保存用具,所以針對使用檔案盒保管的檔案在清點無誤的情況下直接貼封,不必放入包裝袋中,同樣也減少庫房管理人員的工作量,提供工作效率。

        3.便于檔案原件轉移。

        檔案多節柜鋼板材質,表面采取了酸洗、磷化、防銹處理,柜身耐高溫,且防塵、防潮、防光、防鼠等,遇到地震等緊急情況時便于轉移,即使遇災也能起到保護檔案的作用。帆布袋質薄柔軟,比鋼材的檔案柜使用更輕巧靈活,而且還有阻燃、防火、耐水、耐高溫的作用,緊急情況下,在有限時間內有助于加快檔案原件轉移。

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        四、檔案原件封存對檔案基礎業務提出了新要求

        對檔案原件實行封存保管,需要進一步加強和完善檔案基礎工作。

        1.建立健全檔案庫房安全制度。

        檔案安全工作始終是檔案工作的首位,因此要根據檔案庫房安全設施的現狀,建立和完善檔案原件密封臺賬、檔案原件定期拆封檢查、溫濕度控制、消防安全等相關制度,建立封裝登記編目、查封審批、封裝備案等工作流程,設立監督機制,確保檔案安全萬無一失。

        2.加快檔案縮微、掃描、復制件制作及異地備份的步伐。

        這是檔案封存工作“盡量”“盡快”的前提。應制定好工作計劃,組織協調好人力物力,盡量盡快地完成檔案復制、數字化工作,為檔案封存做好準備??紤]到人為或自然災害對檔案原件的危害,檔案數據異地備份也是迫在眉睫的一項工作,亦應加快進行。與此同時,為方便部分利用者查閱檔案的特殊要求,將部分檔案制作出復印件提供查閱也需要同步考慮。

        3.檔案進行封存,對數字化質量提出了更高的要求。

        檔案原件一旦封存之后,非必要的檢查等特殊原因,不再進行拆封查閱。因為在運用數字化掃描、縮微等手段進行檔案復制時,要加強人員培訓,提高工作質量,保證其準確性和完整性,要加強日常數據監測,保證電子文件長久可讀和有效利用,確保檔案信息的安全。

        4.檔案進行封存前,要各方面檢查檔案保管情況。

        檔案原件在管理、利用過程中可能會受到一定的損害,因此在對檔案原件實施特殊保護前,要認真檢查檔案原件的質量情況(考慮是否進行裱糊、殺蟲等必要的保護措施),檢查案卷目錄與實際排架、卷內目錄與卷內文件是否一致,檢查數字化信息與原件內容是否一致,有無遺漏等問題,及時糾正相關問題,并進行重點登記,確保檔案封存工作順利進行。

        當然,在檔案封存前還要制定好封存計劃,那些需要封存,那些不需要封存。在緊急情況下,哪些檔案優先轉移,怎樣轉移、轉移到哪里,也需要制定出檔案轉移預案,并做好事前預練。

        總之,檔案安全是檔案工作者的重要職責,實現檔案的安全有效管理任重而道遠。


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