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      重慶檔案數字化加工
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      如何做好紙質檔案數字化掃描工作(上)

      2020-10-19

        隨著社會信息化的迅速發展,很多信息都以數字化的形式呈現、保存和傳輸。檔案是國家的重要信息資源,建立數字化檔案資源體系是檔案工作適應時代發展要求、滿足各領域廣泛需求的有力體現。

        紙質檔案數字化主要是指采用檔案掃描儀等專業設備對紙質檔案進行加工,要求一頁一頁、一件一件、一個年度一個年度進行有序化加工。這里把紙質檔案數字化加工工作分為掃描加工前、掃描加工中、掃描加工后三個階段,分階段進行介紹,并提出了一些具體工作中的建議。

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        這一階段是數字化工作開展前的準備階段,是該項工作的起步階段也是關鍵階段,本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎。準備的內容包括紙質檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。

        1.紙質檔案的準備。許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感,希望盡早把工作完成,這樣的思想是好的,但不能盲目推進,在紙質檔案沒有準備好之前不要進入下一階段,在紙質檔案已按檔案整理規則完成規范的歸檔整理后進行。若紙質檔案整理不合格就開展數字化掃描,那么一旦紙質檔案需要重新調整必然牽動相應的數字化檔案的調整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作,確保即將進行數字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規范,同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,才能進行數字化加工。

        2.基礎設施的準備。紙質檔案數字化工作需要相應的設備和場所,數字化加工場所應空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統和門禁、防盜、視頻監控等安全系統。數字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務器、備份設備、數碼相機等,數字化加工工作同樣需要相應的軟件系統支撐,如操作系統、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數字化加工工作安全有保障。

        3.人員的準備。檔案數字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領導匯報反映此項工作的程序和需求,做好工作計劃,確定工作形式(自主加工或業務外包),制定實施方案,成立檔案數字化工作領導小組,工作人員要求責任心強,細心細致,能夠嚴格把好質量關,實行數字化加工過程的全流程管理。

        4.管理制度的完善??茖W、規范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展,紙質檔案數字化加工工作涉及崗位、場地、設備、數據、檔案實體等,要做好這項工作,應從這幾個方面制定相應的制度,如《檔案數字化工作管理辦法》《數字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數字化驗收工作細則》《數字化工作制度》《設備管理制度》等,并在紙質檔案數字化工作過程嚴格執行,確保檔案的安全和工作的有機銜接。

      重慶檔案掃描

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